La finalidad de este post es dar a conocer los enormes beneficios que se obtienen al aplicar TI en la gestión integral de la cadena de suministros, como se ha dicho antes, ya sea en la logística de entrada, en el manejo de inventario o aprovisionamiento, o en la distribución de los productos, se espera que dicha automatización permita alcanzar ventajas competitivas, además del beneficio que por defecto se desprende, el cual es lograr la sincronización de los factores organización, clientes, proveedores y tecnología, reduciendo el nivel de incertidumbre y ahorrando en temas operativos.
Para lograr lo mencionado arriba, el nivel gerencial debe enfocar su estrategia en tres procesos macros: la administración de las relaciones con los clientes, la administración de la cadena de suministro interna y la administración de las relaciones con los proveedores, todas gestionadas desde el software TMF o Fundamento de administración de las transacciones. El concentrarse en los procesos macro permitirá mantenerse enfocado y lograr un buen desempeño a través de todas las etapas.
Por otro lado, como bien es sabido, el objetivo de la gestión de la cadena de suministros (SCM) es asegurar el flujo óptimo de interacciones, para reducir costos y lograr clientes más satisfechos y, teniendo como aliado a las TI, se logrará que la transmisión de información se realice en tiempo real y se aproveche como factor clave para posteriormente tomar decisiones adecuadas, por un lado aprovechando las oportunidades que se presentan en el mercado y, por otro, para mejorar las relaciones con los proveedores. Los objetivos de las TI en la SCM (Simchi-Levi) son: (a) proveer información, (b) facilitar el acceso a los datos, (c) aprovechar la información de toda la cadena de suministros para facilitar la toma de decisiones y, (d) permitir la interacción entre los participantes de la cadena de suministros.
Afortunadamente, las TI aplicadas a la optimización de la cadena de suministros han crecido a la par de las demás tecnologías, logrando congregar un importante número de recursos especializados que se pueden utilizar para el mejoramiento de los procesos logísticos. Se pueden definir tres grupos de tecnologías basados en gestión y procesamiento de datos orientados al mejor desenvolvimiento de la cadena de suministros, siendo ellos: (a) las orientadas a la logística de entrada, tecnologías tales como EDI (Electronic Document Interchange), VMI (Vendor Managed Inventory), emails, sistema de administración de la demanda o Forecast, CRP (Continuos Replenishment Program), el e-procurement y e-sourcing. Tenemos también (b) las orientadas a la logística interna, destacando el ERP (Enterprise Resource Planning), MRP I (Material Requeriment Planning), MRP II, WMS (Warehouse Management System). En el tercer grupo están (c) las orientadas a la logística de salida, de los cuales podemos mencionar el TMS (Transportation Management System), EDI, EPC (Electronic Product Code), etc.
Para la logística de entrada podemos definir el EDI como el formato de intercambio de información que facilita a las empresas que comprenden dicho estándar, transmitirse documentos (facturas, órdenes de compra y otros) de forma fácil y flexible los cuales son recepcionados por herramientas de software que reconocen este formato, reduciendo la posibilidad de error, realizándose esta transmisión a través de algunos de los formatos aceptados, tales como EDIFACT, XML, ANSI, etc. La gran ventaja de esta herramienta es que reduce los tiempos de envío y recepción de documentos, logrando reducción de costos y la optimización del aprovisionamiento. El inconveniente con este estándar es que la implementación implica fuertes costos de infraestructura para su funcionamiento, lo cual ha impedido que muchas empresas lo implementen.
Tenemos también el e-Procurement o aprovisionamiento electrónico, el cual permite comprar y vender suministros mediante internet, ya sea en modalidad negocio a negocio (B2B), negocio a consumidor (B2C) o negocio a gobierno (B2G). Esta modalidad funciona a través de sitios web, donde se permite que los usuarios registrados participen en las modalidades de subasta y, dependiendo de las operaciones que vayan acumulando obtienen algunos beneficios tales como ofertas o compras por volumen a precios especiales. En este tipo de software destacan los ERP vía web, el software eMRO, con sus cualidades de mantenimiento, reparación y puesta a punto, también vía web, el inconveniente que presenta es que requiere que el catálogo esté disponible en línea, lo cual hace que dependiendo de la industria, el proceso de elaboración del catálogo sea arduo y complicado.
Está el VMI, que es el inventario gestionado por el vendedor, el cual es un modelo de negocios que permite que el vendedor pueda enriquecer las ventas e inventarios del proveedor, con lo cual el proveedor puede asegurarse que su cliente siempre disponga del stock requerido y acordado. En este grupo de herramientas está también el CRP, con características similares al VMI. Entre las desventajas que se han encontrado está la renuencia de parte de las empresas a confiar que los proveedores aseguren el stock requerido de inventario, y la insuficiente infraestructura tecnológica de parte de las empresas y proveedores para trabajar bajo este esquema.
Para la logística interna, que debe esmerarse en la fabricación y transformación de las materias primas en productos terminados, además del almacenamiento, también se maneja software especializado, entre los cuales destacan el ERP o sistema de planificación de los recursos de la empresa, el cual maneja las funciones de manufactura, finanzas, RRHH y logística de la empresa. Una de las empresas más emblemáticas en cuanto a este tipo de software es SAP, el cual ha centralizado los datos en bases de datos convenientemente agrupadas, pero que a la vez, ha descentralizado los módulos de administración, permitiendo resguardar intereses por separado, evitando la incorrecta manipulación de la información.
Otra de las herramientas de manejo interno es el WMS o Sistema de gestión de almacenes, que permite gestionar la parte operativa de un almacén, pero no sólo la gestión del stock, sino también las actividades de los operarios, la optimización del espacio de almacenaje y la disponibilidad de las máquinas. Posee la ventaja de integrarse a los ERP. También, Ballou clasifica sus elementos en (a) Recepción, (b) Almacenamiento, (c) Administración de inventarios, (d) Procesamiento de órdenes y cobros, (e) Preparación de pedidos.
Las principales ventajas de un WMS son: (a) Conocimiento en tiempo real de la utilización de los recursos del almacén (b) Reducción en costos debido a la optimización de operaciones, (c) Mejora en la calidad del servicio, el cual implica el manejo adecuado de la trazabilidad, exactitud en el cumplimiento de las especificaciones de la mercancía despachada, y fiabilidad en los tiempos de entrega. Nuevamente la desventaja con el WMS son los altos costos de implementación y la necesidad de reestructurar el almacenamiento a fin de que se integre con las métricas exigidas por el software.
El código de barras es una de las herramientas más importantes y utilizadas para capturar información de identificación de los artículos, lo cual permite que el control de inventario sea más ágil y exacto, al mismo tiempo que se puede planificar mejor la gestión del transporte, así como el proceso de producción y las ventas. La desventaja de esta tecnología es que se requiere que el producto esté al alcance de la mano para controlarlo, y se requieren instrumentos tanto de lectura como de identificación, los cuales van interconectados a las bases de datos de artículos.
El RFID o identificación por radio frecuencia, que es la tecnología que al parecer desplazará al código de barras, es una modalidad de registro de datos en forma remota, basadas en ondas de radio. Este procedimiento requiere que se inserten etiquetas que son quienes emiten las ondas de radio a los lectores. Las ventajas radican en el hecho de que permiten mayor capacidad de almacenamiento comparado al código de barras, se puede leer múltiples artículos a la vez, contrariamente al sistema de código de barras, y sobre todo, no se requiere que el artículo esté al alcance del contacto visual, tanto las ubicaciones como el stock se actualizan de manera automática, con lo cual se minimizan los errores. Las desventajas también van por el alto costo de implementación, lo cual hace poco viable su masificación a todos los campos.
El MRP I-II optimiza la gestión del inventario y la producción, a la vez que permite medir la demanda interna, la planificación y control de la producción y las ventas, a la vez que genera informes sobre aquellos elementos a comprar o producir, así como el cronograma de órdenes y pedidos, incluyendo su reprogramación o anulación. La desventaja es que se requiere documentar toda la estructura de productos así como la coordinación de nuevas funciones en la empresa.
Para la logística de salida o distribución, que debe incluir el manejo de las relaciones con los clientes, se manejan también importantes herramientas, de las cuales destacan el TMS o sistema de administración de los recursos de transporte, buscando bajos costos, pero sin perder la calidad que debe obtener el cliente. Posee las ventajas de asegurar el abastecimiento de transporte, a la vez que optimiza dichas actividades, facilitando el seguimiento y consolidación de lo transportado, agiliza el soporte a los reclamos. Entre las desventajas tenemos los altos costos de implementación, así como la necesidad de reestructurar el proceso de transporte.
El CRM es una poderosa herramienta de administración de las relaciones con los clientes, permite hacer seguimiento de clientes y retenerlos, ofreciéndole ventas y servicio. Entre las desventajas se encuentran el alto costo de implementación, así como lograr el cambio en la cultura organizacional, para enfocarla hacia el cliente, permitiendo obtener el crecimiento de la demanda. Tenemos también el ECR, que permite responder de manera eficiente al cliente, formándose la sinergia empresa proveedor, con lo cual pueden brindar el mejor servicio al cliente. Este modelo de trabajo se apalanca en las herramientas de código de barras y el EDI. La desventaja es la repercusión en los costos generados por la reestructuración de procesos y la negativa al cambio.
En este grupo de tecnologías destacan también el GPS, que viene siendo utilizado precisamente para tener el control de ubicación y trazabilidad de los productos que están siendo distribuidos. La principal ventaja son los bajos costos de implementación y la mejora en la seguridad, debido al seguimiento exacto y escrupuloso que se puede efectuar sobre los productos. Similar al GPS, los RTLS O Sistemas de Localización en Tiempo Real, son una tecnología que permite rastrear la posición de determinados elementos, y que inclusive operan bajo señales wifi, se muestra como alternativa interesante en lugares donde el GPS no funciona.
Finalmente, se recalca que la adecuada gestión de la cadena de suministros permitirá eficientar la logística de entrada, de procesamiento interno y de salida, brindando ventajas competitivas a quienes se apalanquen con TI en el amplio proceso. Se menciona también que la implementación inicial del a mayoría de estas herramientas implica un costo fuerte que muchas empresas no están dispuestas a invertir, por lo que muchas de estas buenas iniciativas no se han logrado masificar. Sin embargo, una vez implementada la tecnología, la reducción de costos es considerable y permite la agilización de la cadena de suministros.
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